Giao tiếp doanh nghiệp liên quan đến quá trình truyền tải và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên trong và ngoài doanh nghiệp. Doanh nghiệp với số lượng nhân viên càng đông, nhiều cấp bậc khác nhau thường sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý thông tin hiệu quả.
Giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp là cách các thành viên trong doanh nghiệp sẽ tương tác với nhau để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp/tổ chức.
Để một doanh nghiệp hoạt động thành công, tất cả các quy tắc, giá trị cốt lõi của công ty, các quy định và chính sách phải được truyền đạt cho mọi người trong và ngoài tổ chức.
Có 4 loại hình giao tiếp chính trong doanh nghiệp:
1. Giao tiếp nội bộ hướng lên
Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp hướng lên là giao tiếp được bắt nguồn từ báo cáo trực tiếp cho người quản lý và từ người quản lý đến người điều hành cấp cao nhất hoặc chủ sở hữu. Giao tiếp hướng lên giúp cho nhà quản lý nắm bắt được hiện trạng công việc đang diễn ra tại tầng nhân sự cấp dưới đang diễn ra như thế nào?
2. Giao tiếp nội bộ hướng xuống
Giao tiếp nội bộ hướng xuống là phương thức thông tin liên lạc nội bộ được truyền từ cấp trên xuống một hoặc nhiều cấp dưới.
3. Giao tiếp bên hoặc giao tiếp ngang hàng trong nội bộ
Giao tiếp bên hoặc giao tiếp ngang hàng là giao tiếp giữa các bộ phận, giữa các nhân viên hoặc giữa các nhà quản lý cùng cấp trong doanh nghiệp.
4. Giao tiếp bên ngoài
Giao tiếp bên ngoài là hình thức chuyển thông tin từ bên trong tổ chức ra bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng, khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, đối tác, cơ quan quản lý, phương tiện truyền thông,...
Dưới đây 9 lý do hàng đầu tại sao sự tương tác, chia sẻ, giao tiếp hiệu quả lại rất quan trọng đối với sự thành công của mọi doanh nghiệp/đơn vị:
1. Cải thiện sự tham gia của nhân viên
Luồng thông tin một chiều sẽ chỉ giúp cả đội đạt được một nửa mục tiêu mong muốn. Là một người lãnh đạo, bạn sẽ hiểu được rằng, bất kỳ ai cũng muốn được làm việc trong một môi trường mà ở đó, họ có thể bày tỏ ý kiến nguyện vọng của mình, hơn là phải liên tục ngồi hàng giờ đồng hồ chỉ để nghe và làm răm rắp theo lệnh của sếp.
Một chiến lược giao tiếp tốt có thể khiến cho nhân viên của bạn cảm thấy những giá trị mà họ đóng góp, phục vụ cho công ty được đánh giá cao. Và trên hết, họ cảm thấy cấp trên của họ là người biết lắng nghe, chú ý và dành cho họ một sự tôn trọng, quý mến nhất định. Những nhân viên được xem trọng hoặc đánh giá đúng năng lực hầu hết sẽ muốn gắn bó và đóng góp nhiều hơn cho dự án, đội nhóm và cho doanh nghiệp.
2. Loại bỏ tình trạng quá tải email
Hiện nay, giao tiếp qua Email vẫn được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp/tổ chức, từ yêu cầu thông tin, liên lạc và phản hồi của nhân viên, báo cáo trạng thái, phân công nhiệm vụ, giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp, lời mời họp, phân phối tài liệu, thông báo từ bộ phận nhân sự về các hoạt động nhóm khác nhau,..
Theo số liệu báo cáo trung bình 1 nhân viên sẽ dành khoảng 25% thời gian trong ngày làm việc cho các nhiệm vụ khác nhau liên quan đến Email.
Tuy nhiên, chỉ một phần nhỏ trong số các email đến hộp thư đến là đáng được chú ý ngay lập tức, nhiều email nhận được hoàn toàn không liên quan đến công việc.
Với tình trạng quá tải thông tin, nhân viên thường dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm nội dung mà họ cần để thực hiện công việc của mình.
Đây là lý do tại sao doanh nghiệp cần tới sự hỗ trợ của công cụ phần mềm quản lý email/công việc để cải thiện khả năng tương tác và giao tiếp của nhân viên đã gặp phải vì tình trạng quá tải Email.
3. Cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban
Nếu không có một chiến lược truyền thông phù hợp, rất khó để duy trì thông tin liên lạc giữa các bộ phận hiệu quả trong doanh nghiệp.
Để nhân viên làm việc hiệu quả hơn, họ cần giao tiếp và cộng tác dễ dàng.
4. Cải thiện giao tiếp với phương thức làm việc từ xa
Phương thức làm việc trực tuyến trở nên phổ biến rộng rãi trong thời kỳ đại dịch Covid-19. Từ đó đã hình thành nên một kiểu giao tiếp, cách tiếp cận lãnh đạo và quản lý mới. Dòng chảy thông tin liên lạc của doanh nghiệp tốt sẽ tác động tích cực đến sự cộng tác làm việc giữa các thành viên trong doanh nghiệp cũng như làm việc hiệu quả với các khách hàng, đối tác bên ngoài.
5. Cải thiện nỗ lực chia sẻ kiến thức
Một trong những mục tiêu chính mà các công ty đang cố gắng đạt được bằng cách đầu tư vào truyền thông nội bộ là cải thiện các phương pháp hay nhất về chia sẻ kiến thức.
Trong một thế giới mà nhân viên không ngừng phát triển và học hỏi những điều mới, người sử dụng lao động cần cho phép dễ dàng chia sẻ kiến thức trong tổ chức của họ.
6. Tăng cường vận động cho nhân viên
Khi nhà tuyển dụng biết cách giao tiếp với nhân viên một cách hiệu quả, họ sẽ thành công hơn rất nhiều trong việc biến họ thành đại sứ thương hiệu.
Làm đại sứ thương hiệu không khó đạt được như nhiều công ty lầm tưởng. Trên thực tế, những nhân viên hạnh phúc rất thích đóng góp vào các chương trình đại sứ thương hiệu.
Có 4 cách chính để đại sứ thương hiệu và vận động nhân viên có thể giúp ích gì cho hoạt động của công ty:
- Tăng nhận thức về thương hiệu.
- Nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng và thu hút các ứng viên chất lượng cao.
- Tăng cường nỗ lực tiếp thị.
- Tăng doanh số bán hàng
7. Cải thiện sự hài lòng và duy trì khách hàng
Giao tiếp kinh doanh tốt hơn cũng có nghĩa là sự hài lòng của khách hàng tốt hơn.
Đầu tiên, nhân viên trong vai trò đối mặt với khách hàng sẽ không có thông tin họ cần. Thứ hai, khách hàng sẽ cảm thấy tinh thần của nhân viên thấp và có trải nghiệm tiêu cực.
Trên thực tế, một nghiên cứu đã chỉ ra rằng thái độ của nhân viên có tác động đáng kể đến sự hài lòng của khách hàng, từ đó dẫn đến tăng doanh thu.
8. Xây dựng văn hóa công ty tốt hơn
Cuối cùng, một chiến lược truyền thông kinh doanh phù hợp là rất quan trọng để xây dựng văn hóa công ty và môi trường làm việc tốt hơn.
Các công ty giao tiếp một cách minh bạch và cởi mở có bầu không khí làm việc lành mạnh hơn, nhân viên có động lực và sự hài lòng.
9. Sự trỗi dậy của Truyền thông Doanh nghiệp Di động
Thế hệ Millennials đại diện cho 50% lực lượng lao động trên toàn thế giới và họ được dự báo sẽ đại diện cho 75% lực lượng lao động vào năm 2025.
Như chúng ta đã biết, thế hệ millennials, cũng như nhân viên thế hệ Z, là những người hiểu biết về công nghệ và hướng tới thiết bị di động. Do đó, nếu bạn muốn những thế hệ này tương tác với nội dung giao tiếp của doanh nghiệp, bạn cần điều chỉnh nỗ lực giao tiếp của mình cho phù hợp với thói quen và sở thích ưu tiên thiết bị di động của họ.
Các tổ chức hiện đang nhận thức được rằng việc gửi các email chung chung cho toàn công ty hoặc sử dụng Mạng nội bộ đã lỗi thời là không đủ để thu hút sự chú ý của nhân viên!
Do đó, nhiều công ty hiện đang triển khai các ứng dụng liên lạc với nhân viên trên thiết bị di động để cải thiện khả năng giao tiếp của nhân viên, đảm bảo rằng nhân viên luôn có quyền truy cập vào thông tin quan trọng và để đảm bảo rằng toàn bộ tổ chức được thống nhất.
Làm thế nào để công nghệ có thể giúp bạn cải thiện hoạt động giao tiếp tại doanh nghiệp?
Trong vòng xoáy cuộc cách mạng số 4.0, các doanh nghiệp phải sẵn sàng áp dụng các công nghệ mới để cải thiện hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp. Hầu hết các giải pháp phần mềm trực tuyến sẽ cải thiện được bài toán giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp, còn vấn đề cải thiện được giao tiếp với thành viên bên ngoài doanh nghiệp thì rất ít phần mềm trực tuyến tại Việt Nam có thể giải quyết tốt.
Và Phần mềm Quản trị doanh nghiệp thông minh – ACEO là một trong số ít sản phẩm phần mềm trên thị trường Việt Nam hiện nay có thể giúp cải thiện khả năng tương tác, giao tiếp, chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nội bộ cũng như bên ngoài doanh nghiệp/tổ chức:
- ACEO đang tích hợp đa dạng các phân hệ: Quản lý lịch làm việc, Quản lý Văn bản điện tử, Quản lý Email/Công việc, Lập kế hoạch & báo cáo công việc, Họp trực tuyến, Quản lý tủ tài liệu, Quản lý hoạt động ra/vào. Việc quản lý tổng thể doanh nghiệp trên cùng một hệ thống giúp cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ doanh nghiệp được diễn ra thống nhất, tập trung, dễ dàng.
Hình ảnh giao diện quản lý danh sách công việc trên email/công việc của hệ thống ACEO
- Phân hệ Quản lý Email/Công việc trên ACEO được thiết kế để có thể thay thế cho công cụ Email trước đây, với các khả năng nổi bật:
o Cung cấp địa chỉ email miễn phí
o Có đầy đủ tính năng gửi thư, trả lời thư và nhận thư như một Email thông thường.
o Cung cấp trình quản lý Email/Công việc chuyên nghiệp, thông minh, chỉ liên quan đến công việc, hạn chế tối đa thư rác gửi tới hòm thư đến.
o Có thể nhận và gửi thư Email/Công việc cho các thành viên trong nội bộ và cho các thành viên bên ngoài hệ thống.
o Tạo thành nhóm chat với các thành viên (trong và ngoài ACEO) trên từng Email/Công việc để trao đổi tập trung và giải quyết công việc nhanh chóng.
Hình ảnh giao diện viết mail trên ACEO
- Phân hệ Quản lý Văn bản trên ACEO vừa có thể tiếp nhận và phát hành văn bản trong nội bộ cũng như có khả năng nhận và phát hành văn bản của các doanh nghiệp/tổ chức khác có liên thông văn bản điện tử quốc gia.
Hình ảnh giao diện tạo mới lịch làm việc cá nhân trên ACEO
- Phân hệ Quản lý Lịch làm việc trên ACEO có khả năng:
o Mời các thành viên (bên trong và ngoài ACEO) tham dự lịch sự kiện.
o Liên kết với lịch làm việc của các doanh nghiệp/đơn vị khác.
- Phân hệ họp trực tuyến trên ACEO:
o Dễ dàng mời thành viên bên trong và ngoài ACEO tham dự.
o Cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ điều khiển cuộc họp: chia sẻ màn hình, giơ tay phát biểu, tắt tiếng,…
- Phân hệ tủ tài liệu trên ACEO - dễ dàng trao đổi, cộng tác và chia sẻ:
o Cho phép chia sẻ link liên kết file tài liệu, folder cho các tài khoản bên trong và ngoài ACEO.
o Có thể lấy đường dẫn liên kết để gửi link tài liệu cho các thành viên trong và ngoài ACEO.
- ACEO có phiên bản riêng dành cho App Mobile với đầy đủ tính năng như phiên bản web.
Để hiểu rõ hơn về khả năng cải thiện hoạt động giao tiếp giữa các thành viên trong và ngoài hệ thống trên ACEO, bạn có thể trải nghiệm bằng cách Dùng Thử Phần mềm ACEO TẠI ĐÂY.
