Phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh – ACEO hoạt động dưới mô hình quản lý tổng thể doanh nghiệp. Phần mềm ACEO có khả năng thay thế cho các công cụ phần mềm văn phòng điện tử khác bởi có sự tích hợp đa dạng các phân hệ: Quản lý lịch làm việc, Quản lý Văn bản, Quản lý Email/Công việc, Quản lý Lập kế hoạch và Báo cáo công việc, Quản lý Họp trực tuyến, Quản lý Tủ tài liệu, Quản lý Ra/Vào doanh nghiệp. Đồng thời ACEO cũng đã khắc phục nhược điểm của các phần mềm văn phòng điện tử thông thường khi:
- Không thể kết nối trực tiếp với các thành viên ngoài hệ thống bằng phần mềm của doanh nghiệp/đơn vị. Nếu muốn kết nối làm việc thường phải sử dụng thêm 1 công cụ khác như Gmail, Zalo, Zoom,.. để chia sẻ thông tin.
- ACEO đã giải quyết vấn đề trên bằng việc hệ thống ACEO:
- Cho phép các thành viên trong hệ thống có thể mời các thành viên ngoài hệ thống tham gia vào trao đổi, bình luận công việc trên một số tính năng như: mời thành viên ngoài hệ thống tham gia vào lịch họp, Tạo nhóm chát trao đổi về công việc với các thành viên ngoài hệ thống, Mời thành viên ngoài hệ thống vào họp trực tuyến, Chia sẻ tài liệu cho thành viên ngoài hệ thống,…
- ACEO cũng được thiết kế để có các tính năng thay thế cho các công cụ trên Gmail, Zalo, Zoom, Googldrive,..
Để hiểu rõ hơn, hãy cùng theo dõi những điểm nổi bật riêng có của ACEO trên từng phân hệ:
1. PHÂN HỆ LỊCH LÀM VIỆC
- Xem nhanh lịch làm việc của lãnh đạo mà không cần đăng nhập vào hệ thống ACEO.
- Kết nối các thành viên ngoài hệ thống ACEO cùng tham dự lịch làm việc trên ACEO.
- Khả năng liên kết với lịch làm việc của doanh nghiệp/đơn vị khác, chủ động trong việc tiếp nhận lịch làm việc của doanh nghiệp/đơn vị khác.
2. PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN
- Nhận và phát hành văn bản theo trục liên thông văn bản điện tử quốc gia đối với các doanh nghiệp/đơn vị đã đăng ký thông tin công ty lên trục liên thông.
- Tạo công việc từ văn bản.
- ACEO có thể tạo nhóm công việc với người ngoài hệ thống liên quan đến văn bản để xử lý công việc hoặc có thể gửi thông tin văn bản cho các thành viên ngoài hệ thống tương tự như gửi email trên Gmail.
- Cho phép xem tài liệu trước khi quyết định tải tải liệu về máy.
- Lãnh đạo/người nhận văn bản có thể ghi bút phê/ý kiến trên từng văn bản.
3. PHÂN HỆ EMAIL/CÔNG VIỆC
- Tài khoản đăng nhập vào ACEO được thiết lập dưới dạng Email theo tền miền riêng của doanh nghiệp và có nhiều lợi ích:
- Doanh nghiệp/đơn vị không phải mất chi phí đầu tư hệ thống mail riêng theo thương hiệu của doanh nghiệp/đơn vị.
- Có chức năng gửi và nhận email từ các tài khoản trong hệ thống và các tài khoản email ngoài hệ thống.
- Khi có thành viên trên hệ thống nghỉ việc, dữ liệu thông tin của doanh nghiệp/đơn vị được bảo mật vì cơ chế khoá tài khoản đối với các tài khoản không còn hoạt động.
- Email/Công việc trên ACEO có nhiều tính năng ưu việt hơn khi sử dụng trên Gmail:
- Dễ dàng thay đổi được tiêu đề Email/Công việc khi có nhu cầu.
- Luôn nắm bắt được các thành viên trong nhóm Email/Công việc đã mở xem thư được gửi tới chưa thông qua trạng thái màu sắc của tên thành viên. Tại lần mở đầu tiên về Email/Công việc, thành viên nào mở thông tin sẽ có thông báo gửi tới các thành viên còn lại. Tại những lần bình luận/comment tiếp theo thì thành viên nào mở bình luận/comment thì tên thành viên đó sẽ chuyển về màu đen, còn các thành viên chưa mở xem thư thì tên thành viên đó có dạng màu cam.
- Quản lý được thời hạn xứ lý Email/Công việc dựa vào xác định thời gian bắt đầu & thời gian kết thúc của Email/Công việc.
- Đánh giá được mức độ và tầm quan trọng của từng Email/Công việc để sắp xếp Email/Công việc nào cần được ưu tiên xử lý trước thông qua việc đánh giá từng Email/Công việc theo các cấp độ: Yêu cầu xử lý gấp, Cần theo dõi, Bình thường.
- Dễ dàng đánh giá được trạng thái xử lý của từng Email/Công việc qua các trạng thái (Chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý, hoàn thành) để hỗ trợ người dùng xác định được Email/Công việc nào còn đang thực hiện thì tiếp theo dõi thông tin, Email/Công việc nào đã kết thúc thì không dành thời gian theo dõi.
- Tạo nhóm trao đổi/bình luận về từng Email/Công việc với các thành viên trong và ngoài hệ thống ACEO.
- Không phải chuyển tiếp thông tin cho thành viên mới được đưa vào Email/Công việc mà chỉ cần bình luận/comment trên từng nội dung công việc liên quan trong nhóm Email/Công việc. Thành viên nào trong nhóm Email/Công việc được chọn mới nhận được thông tin cho nội dung bình luận đó.
- Có thể lựa chọn đối tượng thành viên trong nhóm sẽ nhận được câu trả lời mà không cần phải tạo riêng một nhóm mới.
- Tích hợp số điện thoại theo danh bạ của các thành viên để hỗ trợ các thành viên trong nhóm có thể kết nối với bất kỳ cá nhân nào có trong danh bạ điện thoại để vào trao đổi thông tin trên nhóm Email/Công việc của ACEO.
- Có thể rời khỏi nhóm Email/Công việc vào bất ký lúc nào nếu thấy nhóm đó không còn phù hợp.
- Email/Công việc trên ACEO chỉ tập trung trao đổi các vấn đề liên quan đến Công việc của doanh nghiệp/đơn vị. Không giống như Email, hàng ngày người dùng phải tiếp nhận quá nhiều Email không liên quan tới công việc, email rác,..
• Email/Công việc trên ACEO có các tính năng ưu việt hơn khi sử dụng trên Zalo:
- Không bị giới hạn thời gian lưu trữ các file tài liệu liên quan đến nội dung trong nhóm Email/Công việc. Bất kỳ lúc nào cần cũng có thể xem lại file tài liệu.
4. PHÂN HỆ HỌP TRỰC TUYẾN
Họp trực tuyến trên ACEO có các tính năng ưu việt hơn khi sử dụng trên các công cụ họp trực tuyến trên Zoom:
- Được sử dụng đầy đủ tính năng của phân hệ họp trực tuyến trên ACEO mà không bị chia ra làm nhiều gói dịch vụ khác nhau như trên Zoom. Hiện nay công cụ họp trực tuyến trên ACEO đang cung cấp bản đầy đủ các tính năng:
- Bật/Tắt tiếng.
- Bật/Tắt Camera
- Chát nhóm
- Giơ tay phát biểu.
- Quản lý danh sách người tham dự cuộc họp.
- Chỉnh chất lượng.
- Xem toàn màn hình.
- Các tuỳ chọn bảo mật.
- Tắt tiếng tất cả.
- Tắt toàn bộ camera.
- Chia sẻ âm thanh & youtube video.
- Không bị giới hạn số lượng các thành viên tham dự cuộc họp.
- Đường truyền kết nối cuộc họp ổn định hơn Zoom vì máy chủ của ACEO được đặt tại Việt Nam.
- Chi phí đầu tư phần mềm ACEO cực kỳ rẻ so với phần mềm Zoom là quá cao.
- Tính năng họp trực tuyến trên ACEO được tích hợp chung với các phân hệ còn lại trên hệ thống ACEO, hỗ trợ người dùng:
- Thuận tiện trong việc sử dụng công cụ họp trực tuyến để trao đổi về công việc khi không phải vừa đăng nhập vào một phần mềm quản lý công việc vừa phải đăng nhập vào phần mềm họp trực tuyến khác.
- Dễ dàng kết nối họp trực tuyến với các thành viên trong hệ thống ACEO và ngoài hệ thống ACEO.
- Lời mời tham dự cuộc họp trực tuyến được gửi đến các thành viên một cách tự động thông qua hệ thống thông báo họp trực tuyến trên ACEO, đồng thời được gửi thông tin về họp trực tuyến tới hòm mail cá nhân đăng ký lên hệ thống. Do đó tình trạng quên lịch họp sẽ được hạn chế tối đa.
5. PHÂN HỆ TỦ TÀI LIỆU
Quản lý tủ tài liệu trên ACEO có các tính năng ưu việt hơn các phần mềm quản lý tủ tài liệu khác:
- Cung cấp nhiều tính năng quản lý tủ tài ưu việt như trên Google drive:
- Cho phép chia sẻ link liên kết file tài liệu, folder cho các tài khoản trong hệ thống và ngoài hệ thống ACEO.
- Có thể lấy đường dẫn liên kết để gửi link qua các công cụ khác cho đối tượng cần gửi thông tin.
- Hỗ trợ nhiều tiện ích khi xử lý tài liệu:
+ Xem trước tài liệu.
+ Tải tài liệu.
+ Sao chép tài liệu đến thư mục khác.
+ Di chuyển tài liệu đến thư mục khác.
+ Đổi tên tài liệu.
+ Xoá tài liệu vào thùng rác, sau 30 ngày thì không thể khôi phục lại tài liệu đã bị xoá.
- Quản lý thông tin chi tiết tài liệu:
+ Quản lý thuộc tính tài liệu: mã định danh, loại tài liệu, khổ, vị trí trong tệp nguồn.
+ Quản lý chi tiết: loại, kích thước, vị trí, chủ sở hữu, lần sửa gần đây nhất, ngày tạo.
+ Quản lý trình biên tập tài liệu.
+ Quản lý thông tin tài liệu thuộc định dạng: văn bản, hồ sơ/báo cáo, bản vẽ, âm thanh, video, hình ảnh.
Vui lòng ĐĂNG KÝ TƯ VẤN để được trải nghiệm sản phẩm
