Tài liệu, hồ sơ là dữ liệu mà bất kì tổ chức doanh nghiệp nào cũng sẽ có. Các tài liệu này không những là tài sản mà còn là yếu tố tác động trực tiếp đến quá vận hành, phát triển cũng như phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mỗi công ty. Theo năm tháng, số lượng tài liệu ngày một nhiều, điều này đồng nghĩa khả năng tra cứu, cách quản lý tài liệu lưu trữ cũng sẽ khó khăn hơn.
Quản lý tài liệu là công việc phản ảnh hoạt động của con người tác động đến nguồn tài liệu hiện có. Những công việc quản lý được thực hiện như phân loại, sắp xếp, lưu trữ, tra cứu, chia sẻ, …
Cách quản lý tài liệu hiệu quả tối ưu nhất chính là khả năng tổ chức, sắp xếp tài liệu hợp lý, thời gian tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng, chia sẻ tài liệu dễ dàng và đảm bảo chi phí tiết kiệm nhất. Điểm đến cuối cùng là đảm bảo quá trình vận hành tốt nhất, từ đó đem đến những hiệu quả tích cực trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Để giải quyết được vấn đề này, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quy trình quản lý tài liệu điện tử bài bản chuyên nghiệp. Vậy, quy trình này thực hiện như thế nào? Và đâu là giải pháp phần mềm quản lý tủ tài liệu điện tử tối ưu nhất hiện nay. Cùng ACEO tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết này nhé.
Quy trình quản lý tủ tài liệu điện tử cần thực hiện qua 10 bước sau:
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn tài liệu điện tử
Tài liệu được hình thành từ các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức: cần lập, chọn lọc và bảo quản theo quy định nghiệp vụ lưu trữ; Thiết lập các yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, an toàn, nhất quán, có thể truy xuất ngay từ khi được tạo lập; có các chức năng cơ bản như trao đổi, xử lý, tính trách nhiệm trong quá trình xử lý công việc.
Tài liệu từ việc số hóa cần đáp ứng tiêu chuẩn đầu vào; không được hủy tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi số hóa.
Kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn, khả năng truy cập về mặt nội dung, cấu trúc, bối cảnh khi nhận tài liệu và lưu trữ. Đảm bảo tài liệu điện tử không bị hư hỏng, thiếu, mất dữ liệu.
Bước 2: Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
Thu thập cả 2 loại tài liệu điện tử và giấy trong trường hợp nội dung trùng nhau.
Thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau như: bảng tin nội bộ doanh nghiệp, email, các loại báo cáo, thư từ, hợp đồng, tài liệu kinh doanh, …
Bước 3: Thực hiện phân loại lưu trữ điện tử
Tài liệu sau khi thu thập được phân loại theo các nhóm nội dung khác nhau, phân loại cần đảm bảo nhưng tài liệu trong một nhóm cần có sự liên quan mật thiết. Bước phân loại này vô cùng quan trọng, giúp cho việc tìm kiếm sử dụng sau này trở nên đơn giản nhanh chóng.
Bước 4: Lưu trữ tài liệu điện tử lên hệ thống
Doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình lưu trữ tài liệu trên các nền tảng khác nhau như server vật lý, server ảo đám mây hoặc sử dụng phần mềm quản lý tủ tài liệu điện tử.
Bước 5: Bảo mật cho tài liệu điện tử
Cần thực hiện các biện pháp bảo mật cho tài liệu sau khi tải lên hệ thống server. Một số phương pháp có thể thực hiện như dùng mật khẩu, bảo mật 2 lớp đăng nhập, thực hiện phân quyền tài liệu.
Bước 6: Quản lý cập nhật phiên bản tài liệu điện tử
Thông thường, theo thời gian, các tài liệu sẽ được cập nhật bổ sung thông tin mới nhất. Do đó, cần đảm bảo người dùng được truy cập vào phiên bản mới nhất. Lưu ý rằng, cần phân quyền cụ thể cho người có thể thay đổi nội dung của tài liệu.
Bước 7: Truy xuất và sử dụng tài liệu điện tử
Khi tài liệu được lưu trữ trên phần mềm sẽ có các tính năng như truy xuất theo tên tài liệu hoặc một phần nội dung chi tiết có trong tài liệu. Điều này giúp việc tìm kiếm và sử dụng trở nên nhanh chóng, dễ dàng.
Bước 8: Chia sẻ tài liệu
Một số tài liệu cần được chia sẻ để cho nhiều thành viên có thể tiếp cận thông tin để khai thác thông tin xử lý công việc được hiệu quả. Vì vậy, tính năng chia sẻ tài liệu thực sự rất cần thiết.
Bước 9: Thực hiện sao lưu, khôi phục
Đây là quy trình quan trọng khi thực hiện quản lý và sử dụng tài liệu điện tử. Thực hiện sao lưu sẽ tránh được khả năng mất mát cũng như đảm bảo tính an toàn cho tài liệu.
Bước 10: Hủy tài liệu điện tử khi hết giá trị
Các tài liệu điện tử được hủy bỏ khi hết giá trị. Hủy bỏ tài liệu cần được thực hiện đồng bộ trên toàn hệ thống và đảm bảo rằng tài liệu hủy bỏ không thể khôi phục được.
Đâu là giải pháp quản lý tủ tài liệu điện tử tối ưu nhất cho doanh nghiệp?
Đây không chỉ là câu hỏi của một vài doanh nghiệp nhỏ mà ngay cả những doanh nghiệp lớn cũng đang tìm kiếm cho mình giải pháp tối ưu nhất. Một giải pháp được hầu hết các doanh nghiệp/đơn vị hiện nay quan tâm đó là sử dụng phần mềm quản lý tủ tài liệu điện tử trên hệ thống ACEO.
ACEO tự hào là nhà cung cấp phần mềm quản lý tủ tài liệu điện tử được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn hiện nay.
Phần mềm quản lý tủ tài liệu điện tử của ACEO là công cụ giúp doanh nghiệp/tổ chức lưu trữ, tra cứu, chia sẻ, quản lý dữ liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm quản lý tủ tài liệu điện tử trên ACEO giúp quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng khi sử dụng, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ. Đặc biệt, ACEO cho phép người dùng khi có thể chia sẻ tài liệu cho bất kỳ thành viên nào (không bị giới hạn chỉ chia sẻ với các thành viên trong hệ thống mà có thể chia sẻ tài liệu với thành viên bên ngoài doanh nghiệp/đơn vị) nhằm tối đa hoá khả năng chia sẻ tài liệu và cập nhật thông tin nhanh chóng, phục vụ cho mục đích đạt được chất lượng cao nhất cho công việc.
Bằng cách ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ , bạn sẽ tìm hiểu được cách Phần mềm Quản lý Tủ tài liệu điện tử trên ACEO sẽ giúp bạn trong công tác số hoá Tủ tài liệu tại doanh nghiệp/đơn vị luôn được cập nhật thông tin tài liệu mới nhất, sắp xếp ngăn nắp, tập trung, không tốn diện tích, thuận tiện tìm kiếm, tra cứu và chia sẻ tài liệu dễ dàng.
