Hãy hỏi bất kỳ người thành công nào, làm cách nào họ hoàn thành được nhiều việc như vậy, và họ sẽ cho bạn biết chìa khóa nằm ở việc quản lý thời gian hiệu quả.
Kỹ năng quản lý thời gian không đến một cách tự nhiên. Ngay cả những người làm việc hiệu quả nhất cũng cảm thấy khó đi đúng hướng nếu không có kế hoạch.
Nếu bạn không lên kế hoạch trước cho các nhiệm vụ, bạn phải quyết định những việc cần làm trong thời điểm hiện tại. Điều này có thể hoạt động tốt trong vài giờ đầu tiên trong ngày của bạn. Tuy nhiên, đến chiều, bạn cảm thấy mệt mỏi về tinh thần. Nó trở nên khó khăn hơn để đưa ra quyết định tốt.
Chúng ta thường gặp khó khăn trong việc đoán xem sẽ mất bao lâu để làm một việc gì đó. Khi ước tính thời gian hoàn thành một việc gì đó, chúng ta có xu hướng lạc quan thái quá và cho rằng mình sẽ hoàn thành nhanh hơn nhiều so với thực tế.
Đó là lý do tại sao bạn bắt đầu ngày mới với suy nghĩ rằng mình sẽ hoàn thành năm việc quan trọng, nhưng đến cuối ngày, bạn chỉ hoàn thành được một việc. Ngoài ra, bạn gặp khó khăn khi phải làm việc với một loạt các dự án nhỏ thậm chí không quan trọng.
Một kế hoạch quản lý thời gian tốt giúp giảm bớt sự mệt mỏi khi đưa ra quyết định, loại bỏ sai lầm khi lập kế hoạch và giúp bạn tối đa hóa thời gian và nguồn lực của mình.
Nếu bạn có một công cụ theo dõi và quản lý thời gian cho việc lập kế hoạch và báo cáo công việc thì thật tuyệt! Bạn sẽ có dữ liệu để quản lý chính xác thời gian thực hiện các nhiệm vụ công việc.
DÙNG THỬ phần mềm lập kế hoạch và báo cáo công việc trên hệ thống ACEO để quản lý thời gian làm việc của bạn bằng cách theo dõi chi tiết thời gian để xử lý nhiệm vụ công việc: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số ngày thực hiện, số giờ thực hiện, tiến độ hoàn thành cho các nhiệm vụ cần giải quyết trong ngày, trong tuần.
Dưới đây là những việc bạn cần làm để khai thác được tối đa hiệu quả và tăng năng suất, tối ưu hóa giờ làm việc của bạn với phần mềm lập kế hoạch và báo cáo công việc trên ACEO
- Hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ và mục tiêu của bạn
Để tạo ngân sách thời gian của bạn, hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ và mục tiêu định kỳ của bạn hàng ngày trong tuần.
- Ước tính bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian
Sau khi bạn có một danh sách mọi thứ bạn cần làm trong ngày, hãy thử ước tính xem bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Cho đến khi bạn có dữ liệu chính xác, hãy sử dụng ước tính tốt nhất của bạn và thêm một chút thời gian để có chỗ cho sai sót.
- Tổng thời gian làm việc trong tuần dưới 40 giờ
Lý tưởng nhất là tổng thời gian của bạn cho các nhiệm vụ của tuần cộng lại dưới 40 giờ. Nếu thời gian ước tính của bạn cao hơn mức đó, có lẽ bạn cần xem xét lại các ưu tiên của mình hoặc ủy thác công việc cho người khác.
Nếu ước tính của bạn là nhỏ hơn 40 giờ, có lẽ bạn đã quên một số nhiệm vụ ngốn thời gian rất dễ bỏ qua, như: Trả lời email, Hỗ trợ khách hàng, Họp,...
Cuối cùng, hãy nhớ rằng cho dù bạn có lập kế hoạch thời gian tốt đến đâu, chắc chắn bạn sẽ gặp phải những tình huống phát sinh cần phải thực hiện càng sớm càng tốt. Do đó hãy dành một phần nhỏ thời gian trên lịch của bạn cho những nhiệm vụ không lường trước này để đảm bảo rằng bạn sẽ có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ trong tuần.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ
Khi bạn đã tạo ngân sách thời gian và liệt kê mọi thứ bạn cần làm trong tuần, đã đến lúc sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Xem danh sách các nhiệm vụ của bạn— những nhiệm vụ vừa nhạy cảm về thời gian vừa quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp bạn. Những mục này là ưu tiên hàng đầu của bạn.
Những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp sẽ là những nhiệm vụ đứng thứ cuối trong bảng kế hoạch công việc của bạn.
- Tạo lịch biểu
Khi bạn biết các nhiệm vụ mất bao lâu và các ưu tiên của bạn được xác định, bạn có thể lên lịch cho phù hợp.
Đừng lập kế hoạch trước vài tuần, bạn sẽ đi chệch hướng và không dự đoán được chính xác quỹ thời gian cần sử dụng và kết thúc ở nơi bạn bắt đầu. Hãy tạo kế hoạch cho tuần tiếp theo khi đang ở cuối tuần hiện tại, đây là thời điểm lý tưởng cho bạn vạch kế hoạch cần thực hiện công việc cho tuần tiếp theo cũng như cho bạn thời gian để điều chỉnh mọi thứ trước khi bắt đầu thực hiện công việc.
Phần mềm lập kế hoạch công việc trên ACEO cho phép bạn quản lý thời gian dễ dàng cho các nhóm/phòng ban thuộc mọi quy mô, từ người dùng đơn lẻ đến quy mô hoạt động doanh nghiệp/tổ chức, xem bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể, theo dõi tất cả thời gian bạn dành cho các dự án cũng như cải thiện năng suất của mình.
Chúng tôi đã chỉ cho bạn các chiến lược và công cụ mà bạn có thể sử dụng để quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả. Tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là tận dụng những lợi thế này để cải thiện cách bạn quản lý thời gian và tăng năng suất của mình.
Đã đến lúc lập kế hoạch quản lý thời gian của riêng bạn bằng phần mềm lập kế hoạch công việc trên hệ thống ACEO bằng cách ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM sản phẩm.
