Có điều gì mà công nghệ không thể giúp bạn không? Nó đã phát triển những bước nhảy vọt và đã mang lại tất cả các loại lợi ích cho những người sở hữu điện thoại thông minh hoặc thiết bị mà họ có thể tải xuống và cài đặt các ứng dụng tương thích với thiết bị của họ.
Tất cả những người và tổ chức thành công đều đã và đang sử dụng công nghệ một cách tối đa và tận dụng tối đa lợi ích của nó. Với sự phát triển của thời đại công nghệ số 4.0 và thiết bị di động ngày càng phát triển, người dùng dễ dàng tận dụng nó một cách tốt nhất và sử dụng nó trong hầu hết các hoạt động hàng ngày.
Trước đó, các thế hệ trước có bao giờ nghĩ rằng giấy, sổ ghi chép, tệp và nhật ký sẽ bị lùi lại phía sau. Các công ty và tổ chức lớn không cần nhiều thủ tục giấy tờ nữa vì họ có thể thực hiện tất cả những việc này trên phần mềm quản lý tủ tài liệu trực tuyến. Hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến có thể giúp bạn sắp xếp hợp lý mọi giấy tờ và quản lý mọi thứ một cách dễ dàng. Nó cung cấp các giải pháp kỹ thuật số cho tất cả các tổ chức.
Giới thiệu về hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến
Ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu cho phép nhân viên quản lý tài liệu của họ và tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào từ bất kỳ nơi nào trên thế giới. Tất cả những gì họ cần là thông tin đăng nhập và khả năng truy cập tài liệu. Người ta có thể lưu trữ và lưu tất cả các tài liệu của họ trực tuyến và theo dõi bất kỳ tài liệu nào tại bất kỳ thời điểm nào.
Nó giúp giảm bớt quy trình thủ công viết ra tất cả các ghi chú và lưu chúng vào tệp và nhật ký. Nó có thể dễ dàng quản lý với các bản lưu trên các thiết bị trực tuyến. Nó cũng giúp tăng thời hạn sử dụng của mỗi tài liệu vì chúng có thể được truy cập quanh năm.
Những công việc mệt mỏi như viết ra giấy những công việc quan trọng, sau đó lưu trữ và tìm kiếm nó từ những nơi khác nhau trên thế giới có thể trở nên đơn điệu và là một nhiệm vụ khá lớn đối với bất kỳ nhân viên hoặc tổ chức nào.
Để giúp bạn thoải mái và không gặp phải những vấn đề này, bạn chỉ cần thử tải tất cả tài liệu của mình lên phần mềm quản lý tủ tài liệu để bạn có thể truy cập bất kỳ tài liệu nào một cách dễ dàng mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Lý do bạn cần một hệ thống quản lý tài liệu
Có một số lợi ích mà người ta có thể rút ra từ ứng dụng quản lý tài liệu vì những lợi ích này không chỉ giúp lưu trữ tài liệu mà còn cho phép bạn lưu chúng để sử dụng sau này hoặc chỉnh sửa và theo dõi chúng. Bây giờ, chúng ta sẽ làm sáng tỏ những lợi ích mà người ta có thể rút ra từ những điều tương tự:
1- Hệ thống quản lý văn bản tập trung
Bạn đã từng sử dụng nhiều công cụ để bảo quản các chồng giấy tờ và hồ sơ của doanh nghiệpmình chưa? Chà, đã đến lúc chuyển qua và khám phá hệ thống quản lý tài liệu. Điều này không chỉ cho phép bạn tạo các tài liệu kỹ thuật số và trực tuyến mà còn cho phép bạn giữ mọi thứ ở một nơi để bạn không phải mở quá nhiều ứng dụng hoặc tab để tìm kiếm một tài liệu. Nó cho phép bạn dễ dàng truy cập vào tất cả các tài liệu được lưu trữ ở một vị trí trung tâm.
2- Lưu trữ vật lý tối thiểu
Đó là những ngày đã qua khi bạn thường lưu trữ tài liệu trong phòng và trong nhà. Bạn có thể tiết kiệm không gian đó cho thứ gì đó tốt hơn và hiệu quả hơn bằng cách lưu tất cả tài liệu trực tuyến.
Giờ đây, không gian văn phòng có thể được sử dụng cho các mục đích tốt hơn với sự trợ giúp của các ứng dụng này cho phép bạn chỉ cần quét tài liệu và lưu chúng.
3- Lập chỉ mục
Bạn đã bao giờ cảm thấy rất cần ai đó chỉ chăm sóc phần lập chỉ mục cho các tài liệu vật lý của bạn chưa? Chà, đó là một công việc mệt mỏi và có thể đơn điệu đối với người được giao công việc đó. Ngoài ra, có khả năng xảy ra lỗi của con người khi thực hiện trên giấy.
Tuy nhiên, các ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu đi kèm với tính năng lập chỉ mục mạnh mẽ, tính năng này sẽ giúp bạn sắp xếp tất cả các tài liệu của mình theo số trang và mức độ quan trọng của chúng. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn tìm kiếm một tài liệu cụ thể. Bạn có thể chỉ cần nhìn vào chỉ mục và nhấp vào phụ đề của tài liệu mà bạn đang tìm kiếm.
4- Bảo mật
Trong trường hợp bạn vẫn đang sử dụng giấy tờ để làm tài liệu và xếp chồng lên nhau để sử dụng trong tương lai, bạn phải biết rằng bạn luôn có nguy cơ bị mất cắp hoặc hư hỏng.
Trong trường hợp sử dụng tủ tài liệu trực tuyến, bạn có thể duy trì bảo mật toàn diện và nghiêm ngặt đối với tài liệu của mình.
5- Triển khai và Chỉnh sửa
Thường có một hạn chế trong việc sửa đổi các tài liệu bằng văn bản vì bạn có thể mất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu cụ thể đó và thực hiện các thay đổi trong một không gian hạn chế.
Trong trường hợp này, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu với sự trợ giúp của hệ thống quản lý tài liệu vì họ chỉ cần nhập tên của tài liệu họ đang tìm kiếm và nhận được kết quả.
