Trong bài này, chúng tôi sẽ giúp bạn có được câu trả lời tại sao các bạn cần lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh ACEO mà không phải bất kỳ sản phẩm quản trị doanh nghiệp nào khác.
Dưới đây là các bài toán quản trị mà doanh nghiệp/đơn vị thường gặp phải khi quản lý và điều hành doanh nghiệp hàng ngày và công cụ giải quyết đến từ phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh - ACEO để giúp doanh nghiệp/đơn vị tháo gỡ các khó khăn.
1. Trong công tác quản lý lịch làm việc
1.1. Khó khăn:
- Sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ trong công việc: Gmail, Zalo, Zoom, Googldrive, phần mềm văn phòng điện tử,…
- Các doanh nghiệp/đơn vị thường phải dùng zalo để trao đổi về lịch làm việc. Khi thống nhất được nội dung lịch làm việc thì phải copy nội dung đã chốt vào phần mềm tạo lịch.
- Khi muốn gửi lịch làm việc cho các chuyên gia hoặc thành viên bên ngoài hệ thống thì phải copy nội dung lịch làm việc để gửi qua email hoặc zalo.
1.2. Giải pháp từ phần mềm ACEO:
- Tích hợp đa dạng các phân hệ: quản lý lịch làm việc, quản lý văn bản, lập kế hoạch và báo cáo công việc, quản lý email/công việc, quản lý tủ hồ sơ, họp trực tuyến, tìm kiếm gói thầu.
- Cung cấp các tính năng để thay thế cho các công cụ: phần mềm văn phòng điện tử khác, Gmail, Zalo, Zoom, Goodrive,..
- Người dùng có thể trao đổi trực tiếp về lịch công tác trên phần mềm ACEO. Sau đó có tiến hành tạo lịch làm việc, nếu cần chỉnh sửa nội dung thì tiến hành chỉnh sửa trực tiếp trên phân hệ lịch làm việc của ACEO.
- Chỉ cần nhập địa chỉ email của chuyên gia đó, phần mềm ACEO sẽ tự động gửi thông tin lịch làm việc tới họ.
2. Trong công tác quản lý văn bản
2.1. Khó khăn:
- Khi văn bản đến phải đợi lãnh đạo xử lý, nếu lãnh đạo đi vắng, không xử lý kịp văn bản, gây ra quá hạn.
2.2. Giải pháp đến từ ACEO:
- Lãnh đạo có thể xử lý văn bản mọi lúc, mọi nơi qua App Mobile.
- Lãnh đạo có thể thêm thành viên khác kể cả người bên ngoài doanh nghiệp vào cùng xử lý văn bản.
3. Trong công tác quản lý Email
3.1. Khó khăn:
- Doanh nghiệp sử dụng Email cá nhân để giao dịch với đối tác/khách hàng thì thường bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp. Khi nhân viên nghỉ việc, có khả năng mang thông tin nội bộ và thông tin của khách hàng đi.
- Chi phí mua dịch vụ tên miền từ các nhà cung cấp bên ngoài rất đắt đỏ, như Gmail là 10$/1 tháng/ 1 user.
- Quản lý công việc bằng email thường bị trôi tin email (có thể mất đơn hàng hoặc không chỉ đạo kịp thời xử lý thông tin).
- Không giao công việc với yêu cầu thời gian hoàn thành, nên công việc dễ bị bỏ xót, không hoàn thành tiến độ làm mất uy tín với đối tác, mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2. Giải pháp từ ACEO:
- ACEO cung cấp tài khoản Email doanh nghiệp gắn liền với tên miền thương hiệu của doanh nghiệp.
- Nhân viên nghỉ việc, tài khoản sử dụng của nhân viên trên ACEO sẽ được admin khoá lại. Nhân viên không được quyền truy cập vào tài khoản và dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn.
- Chỉ với chi phí 35 VNĐ/1 tháng/ 1 user, người dùng được dùng bản đầy đủ chức năng có sẵn trên hệ thống ACEO.
- ACEO quản lý, lưu trữ các bình luận theo luồng thông tin. Người dùng phải đọc hết từng bình luận thì ACEO mới chuyển sang trạng thái đã đọc thông tin.
- Người dùng có thể biết được các thành viên trong nhóm đã đọc bình luận hay chưa?
- Các công việc được giao trên ACEO đều có thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc.
- Hạn chế tình trạng bỏ sót/quên kiểm tra Email nhờ cảnh báo công việc theo trạng thái: quá hạn, đang xử lý, đã xử lý, hoàn thành.
- Người dùng tại doanh nghiệp/đơn vị khác có sử dụng ACEO hoặc Gmail đều có thể tham gia vào nhóm công việc trên Email/Công việc của ACEO để trao đổi.
4. Trong công tác lập kế hoạch và báo báo cáo công việc
4.1. Khó khăn:
- Lãnh đạo doanh nghiệp/đơn vị không biết kế hoạch của nhân viên hôm nay sẽ làm gì?
- Nhân viên không biết hôm nay đến văn phòng làm công việc gì?
- Nhân viên không chuẩn bị trước tài liệu, công cụ cần thiết để triển khai. công việc nên hiệu suất công việc của người lao động thường không cao.
- Lãnh đạo doanh nghiệp/đơn vị không biết được kết quả công việc của nhân viên đã xong hay chưa? Tình trạng nhân viên công việc xử lý ra sao?
4.2. Giải pháp đến từ ACEO:
- Lãnh đạo có thể lập kế hoạch công việc cho từng ngày/tuần/tháng/quý cho nhân viên để triển khai công việc của dự án.
- Nhân viên có thể tự lập kế hoạch công việc cho mình.
- Lãnh đạo đọc báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên, từ đó có thể đưa ra sự điều chỉnh kịp thời tại bất kỳ thời điểm nào và tại bất kỳ đâu.
5. Trong công tác quản lý và điều hành họp trực tuyến
5.1. Khó khăn:
Doanh nghiệp thường phải đầu tư giải pháp họp trực tuyến với mức chi phí khoảng 2.400.000 VNĐ/tháng.
5.2. Giải pháp đến từ ACEO:
- Sử dụng phân hệ họp trực tuyến trên ACEO, doanh nghiệp không phải trả thêm chi phí mua phân hệ họp trực tuyến (giá của phân hệ họp trực tuyến đã nằm trong chi phí sử dụng phần mềm ACEO 35.000 VNĐ/ 1 user/ 1 tháng).
- Cung cấp bộ công cụ đầy đủ hỗ trợ điều khiển cuộc họp trực tuyến.
6. Trong công tác quản lý tủ tài liệu
6.1. Khó khăn:
- Lưu trữ tài liệu giấy, khi tìm kiếm sẽ mất rất nhiều thời gian. Trong quá trình lưu trữ tài liệu giấy, có thể bị mục nát, thất lạc.
- Không có tủ tài liệu doanh nghiệp/đơn vị để nhân viên mới vào thích ứng nhanh với thông tin doanh nghiệp/đơn vị
6.2. Giải pháp đến từ ACEO:
- Dễ tìm kiếm tài liệu.
- Có thể lưu trữ tài liệu điện tử mà không sợ bị mất, hư hỏng dữ liệu.
- Được sử dụng miễn phí 10GB/ 1 user.
- Tủ tài liệu điện tử được phân cấp: tủ tài liệu cơ quan, tủ tài liệu của tôi, tủ tài liệu được chia sẻ với tôi.
- Dễ dàng chia sẻ tài liệu cho các thành viên: chia sẻ link liên kết tài liệu/folder hoặc lấy đường dẫn liên kết để gửi link tài liệu cho các thành viên trong và ngoài hệ thống.
7. Trong công tác quản lý và lọc hồ sơ thầu
7.1. Khó khăn:
- Tốn nhiều công sức và chi phí cho việc tìm kiếm gói thầu.
- Mất công lọc hồ sơ thầu, tải thông tin gói thầu xuống rồi mới trao đổi thông tin, làm mất nhiều thời gian và đôi khi không hiệu quả
7.2. Giải pháp đến từ ACEO:
- Tự động tìm kiếm thông tin gói thầu theo từ khoá.
- Tiếp cận thông tin gói thầu mọi lúc, mọi nơi.
- Tạo nhóm trao đổi trực tiếp trên thông tin gói thầu quan tâm.
- Tiết kiệm thời gian, quản lý thông tin xuyên suốt và lập được kế hoạch có thể trúng thầu.
8. Trong công tác chấm công nhân sự
8.1. Khó khăn:
- Sử dụng máy chấm công riêng biệt, tốn kém chi phí.
- Hệ thống cố định 1 chỗ, không linh hoạt ở nhiều nơi
8.2. Giải pháp từ ACEO:
- Tích hợp sẵn bảng chấm công trong hệ thống của ACEO.
- Có thể chấm công được ở nhiều nơi qua App Mobile.
Để hiểu rõ hơn về giá trị của phần mềm ACEO mang lại cho Quý Doanh nghiệp/Cơ quan, vui lòng ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
