Một số doanh nghiệp/đơn vị đã triển khai Phần mềm Quản lý văn bản điện tử để phục vụ công tác quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi thường gặp phải tình trạng phần mềm đang sử dụng thiếu đồng bộ dẫn tới các hệ thống rất khó tích hợp được với nhau trong việc gửi nhận văn bản giữa các hệ thống. Đặc biệt, từ khi chính phủ ban hành Trục gửi nhận văn bản quốc gia và yêu cầu các Bộ ngành phải tích hợp để gửi nhận văn bản thì nhu cầu tích hợp này đặc biệt cấp thiết.
Trục liên thông là nền tảng kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, cụ thể: Kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước.
Với việc liên thông, kết nối, gửi, nhận văn bản điện tử giữa hệ thống quản lý văn bản giữa các doanh nghiệp/đơn vị và trục liên thông văn bản quốc gia thì việc gửi, nhận văn bản giấy sẽ dần hạn chế và tiến tới gửi, nhận văn bản điện tử sẽ phương thức chủ đạo thay thế việc gửi, nhận văn bản giấy.
Những thay đổi khi sử dụng văn bản điện tử kết nối với trục liên thông văn bản điện tử quốc gia:
Thứ 1: Thay đổi phương thức làm việc
Phương thức làm việc truyền thống (đọc, xử lý trên văn bản giấy) sẽ dần bị thay thế bằng phương thức làm việc điện tử (đọc, xử lý văn bản điện tử trên phương tiện điện tử).
Thứ 2: Hình thành mạng lưới trao đổi thông tin văn bản xuyên xuốt
Trục Liên thông văn bản quốc gia đi vào hoạt động không chỉ bảo đảm kết nối việc nhận/gửi văn bản giữa giữa các doanh nghiệp/đơn vị mà còn có thể chia sẻ/kết nối dữ liệu theo các chuẩn khác nhau, đáp ứng được vấn đề quản lý tập trung, đồng thời dữ liệu được phân tán để bảo đảm được tính chủ động của các bộ/ngành/địa phương trong việc phát triển cơ sở dữ liệu đặc thù của riêng mình.
Thứ 3: Tăng tính minh bạch trong điều hành xử lý công việc
Các thông tin chỉ đạo của lãnh đạo các cấp, tên cán bộ xử lý văn bản, thời gian xử lý văn bản tại mỗi bước sẽ được lưu vết toàn bộ trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản quốc gia. Do vậy, việc chậm trễ xử lý tại bất kỳ “khâu” nào trong quá trình làm việc sẽ được đơn vị giám sát phát hiện và thông báo kịp thời cho đầu mối chủ trì xử lý thông qua các thông tin chính xác được tổng hợp từ hệ thống phần mềm. Từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả điều hành.
Thứ 4: Giảm chi phí hành chính và thời gian xử lý văn bản
Sử dụng văn bản điện tử góp phần giảm đáng kể chi phí gửi, nhận văn bản giấy và thời gian gửi, nhận văn bản giữa các doanh nghiệp/đơn vị; thay đổi tác phong, lề lối làm việc từ giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử; giúp nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian xử lý công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp/đơn vị.
Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện nay, để không bị tụt hậu, yếu kém về lợi thế cạnh tranh, các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh doanh và thậm chí từng cá nhân đều phải thay đổi, tối ưu phương pháp làm việc. Sự bùng nổ của cách mạng số đồng nghĩa với việc thay thế cách làm việc phụ thuộc vào văn bản, tài liệu giấy tờ bằng phương thức làm việc điện tử là điều tất yếu.
Để thực hiện việc kết nối giữa các doanh nghiệp/đơn vị hành chính nhà nước trong việc nhận và gửi văn bản điện tử với trục liên thông văn bản quốc gia, hãy SỬ DỤNG phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm ACEO.
Phần mềm Quản lý văn bản trên hệ thống ACEO không những cung cấp các tính năng để quản lý văn bản đi, văn bản đến, lưu trữ tủ tài liệu điện tử trong nội bộ doanh nghiệp/đơn vị mà còn có thể kết nối với các doanh nghiệp/đơn vị khác để tiếp tục xử lý văn bản. Phần mềm ACEO khá linh hoạt để có thể kết nối xử lý văn bản giữa các doanh nghiệp đơn vị khác với nhau::
- Với các doanh nghiệp/đơn vị đã có mã định danh trên trục văn bản điện tử quốc gia thì ACEO tích hợp với trục văn bản điện tử quốc gia để các doanh nghiệp có thể trực tiếp nhận thư và phát hành thư tới các doanh nghiệp/đơn vị khác qua trục liên thông văn bản điện tử quốc gia.
- Với các doanh nghiệp/đơn vị chưa có mã định danh trên trục văn bản điện tử quốc gia, ACEO hỗ trợ kết nối quá trình xử lý văn bản qua phương thức: Từ văn bản được lưu trữ trên hệ thống ACEO có thể chuyển đối sang hình thức công việc từ văn bản, sau đó doanh nghiệp/đơn vị sẽ tiếp tục gửi nhiệm vụ công việc đó cho các doanh nghiệp/đơn vị khác qua phân hệ quản lý email công việc trên ACEO.
Nếu Quý Doanh nghiệp/Đơn vị cũng đang có nhu cầu sử dụng một phần mềm quản lý văn bản với cơ chế hoạt động linh hoạt có thể vừa giao tiếp xử lý văn bản trong nội bộ dễ dàng lại vừa giao tiếp xử lý văn bản tới có doanh nghiệp/đơn vị khác trơn tru thì liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 0981 610 303 để được hỗ trợ nhanh nhất.
