Theo xu thế số hoá doanh nghiệp, hầu hết các nhà quản lý doanh nghiệp đều muốn ứng dụng nền tảng số vào quản lý và điều hành doanh nghiệp. Nhưng họ thường băn khoăn là nên triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp theo mô hình all in one – tất cả trong một hay là sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ. Nếu bạn đã và đang thấy khó khăn để đưa ra sự lựa chọn hình thức giải pháp phần mềm nào, thì bài viết này sẽ giúp bạn đưa ra được sự lựa chọn hoàn hảo cho mình.
Hệ thống quản lý tất cả trong một thường kèm với rất nhiều lợi ích. Chúng có xu hướng tập trung vào tính dễ sử dụng hơn là cung cấp các tính năng phức tạp so với các giải pháp riêng lẻ. Bên cạnh tính linh hoạt mà chúng mang lại, có một số lý do các phần mềm quản lý doanh nghiệp tất cả trong một là những lựa chọn tốt hơn so với các phần mềm riêng lẻ.
Hệ thống quản lý tất cả trong một là gì?
Hệ thống quản lý doanh nghiệp tất cả trong một là công cụ được tích hợp từ nhiều phân hệ phần mềm chuyên biệt trên cùng một nền tảng duy nhất. Một số phân hệ phổ biến được tích hợp trên phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp: quản lý email công việc, lập kế hoạch và báo cáo công việc, quản lý văn bản, quản lý tủ hồ sơ, quản lý lịch làm việc, họp trực tuyến, tìm kiếm hồ sơ gói thầu,…
Tại sao Nền tảng quản lý tất cả trong một có thể là một lựa chọn tốt hơn so với phần mềm riêng lẻ?
Bây giờ, hãy xem các nền tảng quản lý tất cả trong một này là những lựa chọn tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn như thế nào so với các phần mềm riêng lẻ và bạn nhận được những lợi ích gì với điều này:
1. Chi phí hiệu quả
Việc có quá nhiều công cụ phần mềm riêng lẻ đồng nghĩa với việc bản phải bỏ ra nhiều khoản chi phí khác nhau để đầu tư. Đối với doanh nghiệp nhỏ khi lựa chọn hình thức mua các phần mềm riêng lẻ ban đầu nghe có sẽ tối ưu được chi phí. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển lớn hơn thì nhu cầu quản lý của bạn sẽ chuyển sang dùng phần mềm quản lý tổng thể với tích hợp nhiều phần mềm riêng lẻ và lúc đó bạn sẽ giải quyết vấn đề này theo 2 hướng:
- Nếu tiếp tục sử dụng các phần mềm riêng lẻ cũ thì bạn sẽ phải thuê nhân viên kỹ thuật hỗ trợ để tuỳ chỉnh và tích hợp các phần mềm đó lại với nhau. Việc tích hợp này nếu làm được thì bạn cũng bỏ ra một chi phí không hề nhỏ. Tuy nhiên vì mỗi phần mềm được thiết kế sử dụng trên môi trường điều hành khác nhau, nên việc tích hợp chúng với nhau là bài toán khó khả thi.
- Nếu bạn bỏ không dùng các phần mềm riêng lẻ và tiếp tục đầu tư mua hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp. Đây cũng là một cách để doanh nghiệp lựa chọn công cụ phần mềm mới phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại và tương lai.
Do đó nếu bạn sử dụng một hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp ngay từ đầu thì có thể tiết giảm tối đa chi phí và đảm bảo bạn sẽ có tất cả các ứng dụng cần thiết phục vụ xử lý công việc cho nhiều bộ phận , phòng ban, đối tác, khách hàng của bạn.
2. Đưa ra quyết định thông minh
Làm việc với nhiều công cụ riêng lẻ có nghĩa là bạn sẽ có các dữ liệu khác nhau được trình bày trên các công cụ khác nhau. Điều này sẽ khiến mọi người trong nhóm của bạn nhìn thấy các quan điểm khác nhau, từ đó đưa ra các quyết định quản lý khác nhau.
Tuy nhiên, khi tất cả dữ liệu của bạn nằm trong một nền tảng tích hợp, việc truy cập thông tin để phân tích và báo cáo chi tiết sẽ dễ dàng hơn, giúp bạn và nhóm của bạn đưa ra một quyết định kinh doanh thông minh.
3. Tiết kiệm nhiều thời gian hơn
Nền tảng quản lý tổng thể đi kèm với công cụ tự động hóa email cho phép bạn tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý công việc của mình.
Bạn không cần phải đăng nhập vào tất cả các nền tảng khác nhau mà chỉ cần đăng nhập bằng một nền tảng duy nhất để làm việc và kiểm tra phân tích của mình để tiết kiệm thời gian.
Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu, tiết kiệm rất nhiều thời gian so với trước đây khi bạn phải dành nhiều thời gian cho việc thu thập dữ liệu trên từng phần mềm riêng lẻ. Nhờ vậy sẽ giải phòng thời gian cho nhân viên khỏi các công việc hành chính, thủ công tốn nhiều thời gian thay vào đó quỹ thời gian của nhân viên sẽ dành xử lý các công việc quan trọng.
4. Điều hành doanh nghiệp của bạn suôn sẻ
Nếu bạn đang làm việc với các công cụ riêng lẻ khác nhau trong doanh nghiệp của mình, bạn có thể kết nối chúng với nhau. Tuy nhiên, khi một nhà cung cấp cập nhật hoặc thay đổi điều gì đó, nó sẽ phá vỡ kết nối và bạn có thể mất hàng giờ hoặc hàng ngày để khắc phục.
Việc sử dụng các nền tảng tất cả trong một sẽ loại bỏ sự khó chịu này vì các bản cập nhật được tự động tích hợp trên toàn bộ bộ hệ thống, giúp bạn vận hành doanh nghiệp của mình một cách suôn sẻ mà không gặp bất kỳ sự bất tiện nào.
5. Báo cáo tập trung
Với sự phát triển nhanh chóng của thế giới kỹ thuật số, dữ liệu trở nên rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Làm việc với các công cụ quản lý tất cả trong một giúp bạn lưu trữ dữ liệu của mình trong một nền tảng duy nhất, giúp bạn kiểm soát dữ liệu tốt hơn. Điều này sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp mình; từ trao đổi email đến số liệu tương tác và nhiều hơn nữa, do đó, giúp bạn và nhóm của bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
6. Dễ dàng trao đổi dữ liệu giữa các công cụ của bạn
.png)
Các phần mềm riêng lẻ đặt bạn vào một nhiệm vụ khó khăn là di chuyển dữ liệu của bạn theo cách thủ công từ hệ thống này sang hệ thống khác. Điều này có thể khó khăn và lãng phí thời gian vì nó thường dẫn đến thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém.
Nhưng với nền tảng quản lý tổng thể có các tính năng có thể liên kết với nhau, do đó bạn sẽ không phải lãng phí thời gian cho việc di chuyển dữ liệu, đồng thời dữ liệu luôn được sử dụng với độ chính xác và thống nhất trên cả hệ thống.
7. Quản lý dễ dàng hơn
Hệ thống phần mềm tất cả trong một cung cấp giao diện người dùng đơn giản, giúp bạn quản lý dễ dàng hơn nhiều so với nhiều giải pháp riêng lẻ. Bạn chỉ cần sử dụng một nền tảng cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp thay vì phải đào tạo nhân viên sử dụng nhiều phần mềm khác nhau.
8. Hỗ trợ nhanh chóng và tốt hơn
Bạn sẽ phải liên hệ với nhiều nhà cung cấp trên các phần mềm riêng lẻ trong trường hợp bạn gặp sự cố khi sử dụng? Việc gọi cho nhiều nhóm hỗ trợ khác nhau từ các nhà cung cấp khác nhau có thể gây khó khăn và tốn nhiều thời gian.
Với phần mềm quản lý tổng thể tất cả trong một, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ từ một nhà cung cấp duy nhất, điều đó làm cho bạn thấy việc yêu cầu hỗ trợ trở nên dễ dàng và được xử lý nhanh chóng, gọn nhe hơn nhiều.
Sự khác nhau giữa phần mềm quản lý tổng thể so với phần mềm riêng lẻ.
Dưới đây là so sánh nhanh giữa phần mềm quản lý tổng thể các phần mềm hoạt động riêng lẻ:
1. Dữ liệu
- Phần mềm riêng lẻ: Việc chia sẻ dữ liệu trên các nền tảng riêng biệt sẽ khiến dữ liệu không nhất quán, dư thừa, thiếu xót và đôi khi không sử dụng được.
- Phần mềm quản lý tổng thể: Dữ liệu tập trung tại một nơi duy nhất giúp dữ liệu được sử dụng thống nhất với các thành viên và dễ dàng đưa ra quyết định chính xác.
2. Nhiều module (phân hệ)
- Phần mềm riêng lẻ: Người dùng phải làm việc trên nhiều hệ thống phần mềm khác nhau, dẫn đến sự hỗn loạn, nhầm lẫn, tốn thời gian, và thêm nhiều bất tiện.
- Phần mềm quản lý tổng thể: Có nhiều phân hệ được tích hợp chung trên cùng hệ thống giúp người dùng dễ dàng sử dụng nhiều tính năng khác nhau mà không gặp trở ngại nào.
3. Khả năng tích hợp
- Phần mềm riêng lẻ: Để đồng bộ dữ liệu cho các phần mềm riêng lẻ của nhiều nhà cung cấp rất phức tạp, tốn kém về chi phí và đôi khi không thể tích hợp được.
- Phần mềm quản lý tổng thể: Hệ thống được thiết kế cho các module (phân hệ) được tích hợp chung trên cùng một nền tảng nên dữ liệu giữa các phân hệ dễ dàng được liên kết chặt chẽ và đồng bộ với nhau.
4. Đăng nhập
- Phần mềm riêng lẻ: Bạn phải quản lý nhiều tài khoản và mất nhiều thời gian để đăng nhập vào nhiều hệ thống.
- Phần mềm quản lý tổng thể: Bạn chỉ cần đăng nhập vào một hệ thống duy nhất để quản lý tất cả công việc liên quan tới nhiều người, nhiều phòng ban khác nhau.
5. Đào tạo sử dụng phần mềm
- Phần mềm riêng lẻ: Bạn phải cần rất nhiều thời gian để làm quen và học sử dụng từng phần mềm khác nhau để có khai thác hết tính năng của các phần mềm.
- Phần mềm quản lý tổng thể: Bạn sẽ chỉ cần làm quen và học sử dụng trên một hệ thống.
6. Thanh toán chi phí
- Phần mềm riêng lẻ: Việc trả phí trở nên khá đắt đỏ khi sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ. Ngoài ra, việc theo dõi các khoản thanh toán với nhiều phần mềm khác nhau sẽ khiến mất nhiều thời gian.
- Phần mềm quản lý tổng thể: Thật dễ dàng để theo dõi ngày cần thanh toán và tổng chi phí đầu tư cho một công cụ quản lý tổng thể cũng sẽ ít hơn so với khoản đầu tư nhiều phần mềm riêng lẻ.
Vì vậy, bạn có nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý tất cả trong một không?
Vâng, như bạn đã thấy, một hệ thống quản lý tất cả trong một sẽ có tất cả các tính năng bạn cần để điều hành doanh nghiệp/đơn vị mình thành công. Cho dù bạn là một công ty mới thành lập hay một công ty đã hoạt động được một thời gian, thì việc đầu tư vào một nền tảng quản lý tổng thể - tất cả trong một có thể là một ý tưởng tuyệt vời . Với phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể này sẽ giúp bạn bớt căng thẳng hơn và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các dự án khác nhằm phát triển doanh nghiệp, giúp bạn đi trước đối thủ nhiều bước.
Nếu bạn đã sẵn sàng để bắt đầu với hệ thống phần mềm quản lý tổng thể tốt nhất thì tôi khuyên bạn nên bắt đầu với phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh - ACEO bởi giá cả phải chăng và giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, cung cấp trọn bộ tính năng cần thiết để xử lý công việc cho mọi quy mô doanh nghiệp:
- Phân hệ quản lý lịch làm việc
- Phân hệ quản lý văn bản
- Phân hệ lập kế hoạch và báo cáo công việc
- Phân hệ quản lý email công việc
- Phân hệ họp trực tuyến
- Phân hệ quản lý tủ tài liệu
- Phân hệ tìm kiếm gói đấu thầu
Điều khiến hệ thống ACEO trở nên tuyệt vời hơn các hệ thống quản lý tổng thể khác là khả năng cải thiện tương tác, trao đổi không chỉ riêng với thành viên trong hệ thống ACEO mà còn thể sử dụng ACEO để tương tác với các thành viên ngoài hệ thống ACEO. Điều này được thể hiện rõ trên các phân hệ như sau:
- Phân hệ quản lý lịch làm việc
- Kết nối thành viên ngoài hệ thống ACEO tham dự vào sự kiện lịch làm việc của thành viên trên hệ thống ACEO.
- Có khả năng liên kết với lịch làm việc của lãnh đạo doanh nghiệp/đơn vị khác
- Phân hệ quản lý văn bản
- Khả năng nhận và phát hành văn bản tới các doanh nghiệp có đăng ký mã định danh trên trục liên thông văn bản điện tử quốc gia.
- Phân hệ quản lý email công việc
- Tạo nhóm trao đổi công việc/dự án tới các thành viên trong hệ thống ACEO và các thành viên ngoài hệ thống ACEO qua email.
- Phân hệ họp trực tuyến
- Gửi thông báo mời tham gia họp trực tuyến với các thành viên trong và ngoài hệ thống ACEO qua email.
- Lấy link phòng họp trực tuyến để gửi tới các thành viên trong và ngoài hệ thống ACEO tham gia.
- Phân hệ quản lý tủ tài liệu
- Chia sẻ link liên kết file, folder tài liệu tới các thành viên trong và ngoài hệ thống ACEO.
- Lấy đường dẫn của tài liệu để gửi tới các thành viên trong và ngoài hệ thống ACEO.
Dùng thử về phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh – ACEO TẠI ĐÂY
