Bạn có thể có một tài khoản Email cá nhân của Gmail: tenban@gmail.com phải không? Bây giờ, tất cả đều ổn và tốt—để gửi email cho bạn bè, người thân. Tuy nhiên, nó không thực sự là một công cụ để quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp/đơn vị bởi bản chất của Email là phục vụ mục đích giao tiếp.
Hãy cùng chúng tôi tái hiện lại khung cảnh làm việc trên công cụ Email trên Gmail trong doanh nghiệp của bạn xem chuyện gì đang diễn ra?
Không thể giúp bạn có cái nhìn toàn diện cho các công việc của dự án
Điều gì là quan trọng nhất trong quá trình quản lý dự án? Đó là khả năng nắm bắt tổng quát mọi thứ đang diễn ra và xử lý mọi vấn đề phát sinh để đảm bảo tiến độ dự án. Nhưng bạn thấy đấy, khi triển khai từng nhiệm vụ trong dự án hay đầu việc cho mỗi nhân viên qua nhiều email khác nhau rồi Cc hay Bcc cho người liên quan và tình trạng công việc của một dự án bị phân mảnh rời rạc theo nhiều email khác nhau. Các nhân viên tham gia vào dự án luôn trong tình cảnh không biết đồng nghiệp mình đang làm gì, trách nhiệm của mỗi người như thế nào và bao giờ thì dự án sẽ hoàn thành. Còn nhà quản lý thì luôn thiếu đi một cái nhìn tổng thể về cả dự án! Vậy cuối cùng, dự án sẽ đi về đâu?
Các nhiệm vụ không được phân chia rõ ràng qua Email
Nhân viên không có “trách nhiệm” và người quản lý không có “sự hỗ trợ” đó là một điểm thất bại lớn trong quản lý công việc hay dự án. Đối với hình thức làm việc qua email bạn phải thường xuyên đối mặt với vấn đề này. Bởi nhiệm vụ phân công qua email chỉ bằng đoạn văn bản gửi đi kèm Cc đến các nhân viên khác liên quan làm cho công việc được giao mất đi tính rõ ràng và sự tương hỗ lẫn nhau trong dự án. Còn đối với người quản lý, một thách thức đặt ra làm sao để biết nhân viên của mình đang gặp những khó khăn nào khi một công việc được thảo luận, báo cáo với hàng tá cái email qua lại và trôi tuột vào một ngóc ngách nào trong hộp thư thoại. Cuối cùng, dự án không hoàn thành còn nhân viên thì tranh cãi với rất nhiều lý do: Không phải trách nhiệm, không ai hỗ trợ. Dự án đi vào ngõ cụt!
Email - Tội phạm tiêu tốn thời gian “khổng lồ” của doanh nghiệp
Thời gian luôn là tài sản quý giá của doanh nghiệp nhưng bạn có biết mỗi ngày email đang lấy đi:
- 30% thời gian làm việc của nhân viên.
- 50% thời gian làm việc của CEO
Một sự thật đáng nói ở đây là gần 50% thời gian làm việc của CEO và nhân viên hầu hết phải dành chỗ ưu tiên cho email nhưng kết quả đem lại luôn thất vọng. Bởi sự tiến triển của dự án vô cùng chậm chạp do bạn và nhân viên của mình không chỉ dành thời gian cho sự tương tác, phản hồi, thông báo mà còn để đánh dấu thư rác, trả lời các yêu cầu khác..Nhưng đó không phải là tất cả, mỗi ngày bạn và nhân viên của mình phải mất gần 2h cho việc tìm kiếm và thu thập các thông tin của dự án trong hộp thư chật chội ấy! Rõ ràng thời gian đang bị đánh mất nghiêm trọng nhưng không có cách nào khác để hạn chế.
Dự án luôn rơi vào tình trạng trì trệ, khủng hoảng khi quản lý bằng email
Chúng tôi và bạn đều hiểu rằng, một mệnh lệnh được gửi bằng email không bao giờ là “khẩn cấp nhất” với bất kỳ nhân viên nào và họ có thể dễ dàng bỏ qua nó bằng các câu: “Chưa kiểm tra email, điện thoại không truy cập internet,..”. Rõ ràng yêu cầu cấp thiết của một dự án đó là “thời gian hoàn thành” nhưng nhân viên của bạn thì luôn có cách để né tránh hay đổ lỗi việc không hoàn thành đúng tiến độ cho một lý do nào đó. Dĩ nhiên dự án sẽ luôn ngập trong trì trệ từ thời gian này đến thời gian khác và khách hàng sẽ không bao giờ quay lại với bạn!
Nếu xét trên phương diện giao tiếp sử dụng Email cá nhân cũng không phải là kênh truyền thông phù hợp cho doanh nghiệp/đơn vị. Hãy cùng tìm hiểu lý do vì sao nhé?
Tổn hại nghiêm trọng khi bị kẻ gian mạo danh
Bất kỳ ai cũng có thể tạo ID email trên một nền tảng miễn phí. Và như vậy, bất kỳ ai cũng có thể giả mạo email doanh nghiệp của bạn dưới dạng như tencongty@gmail.com. Hãy thử tưởng tượng một kẻ mạo danh nào đó sử dụng email giả mạo này vào các mục đích xấu như lừa đảo, gian lận, hay chống đối chính quyền… Thiệt hại sẽ là không thể lường trước được, đó có thể là những tổn thất tài chính nặng nề hoặc uy tín, tên tuổi công ty bị ảnh hưởng trầm trọng không thể khắc phục được.
Bên cạnh đó Email cũng là một kho dữ liệu chứa gần như tất cả các thông tin quan trọng, thậm chí tối mật của công ty. Nếu nhân viên đó nghỉ việc, thì dữ liệu ấy cũng sẽ đi theo nhân viên đó. Hậu quả của việc mất dữ liệu có thể tổn hại rất nghiêm trọng tới doanh nghiệp.
Vậy nên cách tốt nhất để bạn tránh khỏi những rủi ro tấn công hay giả mạo hết sức nguy hiểm này là sử dụng email theo tên miền thương hiệu doanh nghiệp. Các Email này có độ bảo mật nhờ khả năng mã hoá thông tin và sử dụng các khoá bảo mật. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ là những người chịu trách nhiệm bảo trì, nâng cấp hệ thống, rà soát và thông báo khi phát hiện tấn công từ bên ngoài, cung cấp khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu sau sự cố.
Sử dụng Email cá nhân dễ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp đánh mất khách hàng tiềm năng
Khách hàng có thể sẽ tiếp xúc với bạn qua email trước khi chính thức gặp bạn, vậy nên, email có thể được xem là một chiếc card visit trực tuyến.
Nếu bạn sử dụng hòm mail cá nhân để giao dịch với khách hàng tiềm năng mới thì ấn tượng bạn để lại trong họ sẽ là không chuyên nghiệp hoặc công ty bạn không đáng tin cậy.
Nếu bạn đã có sẵn website, hãy sử dụng tên miền của website làm tên miền của email doanh nghiệp. Giao tiếp dưới danh nghĩa của công ty, chắc chắn thông điệp bạn gửi sẽ được tiếp nhận và đánh gia cao. Hơn nữa, mỗi lần bạn gửi email, cũng là cơ hội để quảng bá thương hiệu khi có thể giới thiệu website doanh nghiệp tới khách hàng/đối tác.
Ghi nhãn doanh nghiệp làm tăng sự công nhận thương hiệu của bạn và đó là một phần thiết yếu của các chiến dịch tiếp thị và quảng cáo. Do đó, việc có các địa chỉ email được gắn với tên miền website có thể giúp bạn khẳng định bản sắc thương hiệu của doanh nghiệp.
Email công ty của bạn đại diện cho doanh nghiệp của bạn trong biểu mẫu liên hệ, danh thiếp và phương tiện truyền thông xã hội. Do đó, việc liên kết tài khoản email với tên doanh nghiệp của bạn có thể giúp bạn khẳng định thương hiệu của mình.
Nguy cơ mất dữ liệu và khó khăn trong quản lý thông tin
Việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng ngành là điều không thể tránh khỏi. Và chẳng có gì đảm bảo là bạn sẽ không trở thành mục tiêu cạnh tranh không lành mạnh từ các đối thủ của mình.
Và một email cá nhân không bảo mật từ nhân viên của bạn rất có thể trở thành cơ hội để đối thủ có ý định chơi xấu lợi dụng đánh cắp thông tin công việc. Điều này chắc chắn rất bất lợi khi bạn đang cạnh tranh cho một dự án tầm cỡ. Vậy thì lựa chọn khôn ngoan vẫn là nên tự bảo vệ mình bằng hệ thống mail bảo mật và riêng tư.
Một trong những tính năng mà email doanh nghiệp cung cấp là khả năng quản lý thông tin tập trung nhờ tài khoản quản trị theo dõi, kiểm soát luồng thông tin trên mail doanh nghiệp, cũng như dễ dàng tạo, khóa, hay chuyển quyền sử dụng khi có các thay đổi nhân sự xảy ra.
Những điều trên cho thấy doanh nghiệp của bạn đang gặp bất lợi nghiêm trọng nếu chỉ sử dụng email cá nhân để làm việc bởi một hay tất cả các rủi ro trên đều có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Như vậy đã đủ thuyết phục để bạn lựa chọn sử dụng ngay một email với tên miền doanh nghiệp chưa nào? Không chỉ giúp Doanh nghiệp trở nên uy tín, chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, đối tác mà email doanh nghiệp còn đảm bảo thông tin được bảo mật, quản lý dễ dàng, tập trung và hỗ trợ nhiều ứng dụng hiện đại.
Dễ dàng hơn bao giờ hết để có được một hệ thống email theo tên miền thương hiệu nhờ sử dụng phần mềm quản lý Email công việc trên hệ thống quản trị doanh nghiệp thông minh – ACEO. Phân hệ quản lý Email/Công việc trên ACEO đã giải quyết các nhược điểm đã nêu trên của Gmail bởi nó vừa giải quyết bài toán kiểm soát công việc hiệu quả, vừa là một công cụ kết nối, quảng bá hình ảnh cho thương hiệu của doanh nghiệp/đơn vị cực kỳ hiệu quả với mức chi phí tương đối rẻ.
Bạn còn chần chừ gì nữa mà chưa ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM phần mềm ACEO để nhận được ngay tài khoản email theo thương hiệu của doanh nghiệp mình.
