Bài viết này nêu bật 6 câu hỏi hàng đầu để bạn cân nhắc khi xem xét nên lựa chọn sử dụng phần mềm họp trực tuyến nào cho phù hợp với cách tổ chức doanh nghiệp của bạn, giúp nâng cao năng suất và cung cấp một dịch vụ mới để cộng tác, tiết kiệm thời gian và làm cho cuộc sống dễ dàng hơn.
1. Phần mềm có dễ sử dụng không?
Nếu bạn đang có kế hoạch kết nối với nhiều người, cả đồng nghiệp kinh doanh và / hoặc bạn bè để liên lạc trong công việc thì bạn muốn lựa chọn phần mềm họp trực tuyến sẽ dễ sử dụng và giao diện phòng họp trực tuyến trực quan cho tất cả người dùng.
2. Phần mềm có nằm trong ngân sách của bạn không?
Ngân sách sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi sản phẩm bạn lựa chọn. Tài khoản miễn phí đi kèm với các hạn chế như hạn chế thời lượng cuộc họp ,số người tham dự hiện tại, dung lượng file. Vì vậy hãy cân nhắc điều đó khi lựa chọn giữa phần mềm tính phí và miễn phí. Và nếu lựa chọn công cụ họp trực tuyến tính phí thì mức phí đó có phù hợp với ngân sách hiện tại cho bạn hay không? Cần cân nhắc.
3. Sử dụng công cụ họp trực tuyến với bạn là mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn?
Bạn cần sử dụng phần mềm họp này cho một cuộc họp duy nhất hay bạn sẽ sử dụng nó nhiều lần? Bạn muốn quy trình họp và làm việc của mình trông như thế nào sau 5 năm nữa? Bạn có mong đợi những thay đổi mới, chuyên nghiệp hơn trong cách vận hành doanh nghiệp không?
4. Phần mềm có đáp ứng các yêu cầu bảo mật không?
Một tính năng quan trọng của tất cả các phần mềm họp trực tuyến là tính bảo mật. Phần mềm phải đủ mạnh để ngăn chặn các mối đe dọa và bao gồm cả việc đảm bảo không cho phép các thành viên ngoài luồng có thể tham gia vào cuộc họp.
5. Phần mềm có hỗ trợ khách hàng 24/7 không?
Vì các cuộc họp trên web được coi là giao tiếp thời gian thực và có thể được sử dụng suốt ngày đêm, nên công cụ họp trực tuyến cần luôn trong trạng thái tốt để hỗ trợ người dùng mọi lúc, mọi nơi. Đồng thời bộ phận hỗ trợ khách hàng cũng cần sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7.
6. Phần mềm họp trực tuyến có tích hợp với phần mềm khác mà công ty bạn sử dụng không?
Nếu bạn đang chọn phần mềm họp trực tuyến để sử dụng cho công việc thì điều quan trọng là phải xem xét cách phần mềm họp web của bạn sẽ tương tác với các công cụ phần mềm khác để phục vụ quản lý tổng thể doanh nghiệp.
Với tính năng họp trực tuyến trên phần mềm ACEO - đây là một công cụ họp trực tuyến trên đám mây cho phép các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện các cuộc họp và cộng tác trên web theo thời gian thực. Đặc biệt, phân hệ họp trực tuyến của ACEO được tích hợp với các phân hệ còn lại trên hệ thống tạo thành một hệ thống quản lý thống nhất, nâng cao hiệu quả quản lý và giao tiếp trong doanh nghiệp/tổ chức. ACEO bao gồm các phân hệ:
- Phân hệ họp trực tuyến
- Phân hệ quản lý lịch làm việc
- Phân hệ quản lý văn bản
- Phân hệ quản lý email/công việc
- Phân hệ lập kế hoạch và báo cáo công việc
- Phân hệ quản lý tủ tài liệu
- Phân hệ tìm kiếm đấu thầu
Chi phí để đầu tư sử dụng trọn bộ tính năng các phân hệ phần mềm ACEO cũng khá mềm, chỉ với 35.000 VNĐ/1 user/ 1 tháng.
Có thể thấy phần mềm họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến. Một xu thế công nghệ được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay. Thực tế cho thấy đa số các doanh nghiệp đều cần đến hình thức này để hỗ trợ trong việc trao đổi công việc, họp hành, không bị giới hạn về không gian, thời gian. Vì vậy, lựa chọn phần mềm đáng tin cậy nên là nhiệm vụ ưu tiên của bạn. Để đảm bảo bạn chọn sản phẩm tốt nhất, hãy thực hiện nghiên cứu thị trường sâu rộng, xem qua bản demo trực tiếp và DÙNG THỬ để xem cách phần mềm giải quyết các điểm khó khăn trước khi đầu tư.
