Lợi ích của việc triển khai tủ hồ sơ trực tuyến về cơ bản là rất lớn. Cho dù đó là quyền truy cập tức thì, dung lượng lưu trữ cực lớn hay độ chính xác của dữ liệu được cải thiện, tủ hồ sơ online đều hỗ trợ rất tốt.
Đã qua rồi cái thời tìm kiếm các tài liệu bị thất lạc và lãng phí thời gian để sắp xếp các chồng giấy tờ. Hiện tại và tương lai ở đây là sẽ sử dụng tủ hồ sơ trực tuyến để lưu trữ các file hồ sơ tài liệu. Cùng tìm hiểu một số tích năng hữu ích trên phần mềm quản lý tủ hồ sơ tài liệu trực tuyến trên hệ thống ACEO, bạn sẽ có được một công cụ hỗ trợ quản lý tài liệu điện tử một cách an toàn và chuyên nghiệp.
1. Lưu trữ tài liệu/thư mục khoa học
Quản lý tủ tài liệu trên ACEO được phân theo nhiều cấp: tài liệu cơ quan, tài liệu của tôi, tài liệu được chia sẻ với tôi. Trong mỗi cấp tài liệu sẽ được phân chia thành nhiều thư mục khác nhau để chứa các tài liệu liên quan, thuận tiện theo dõi và tra cứu.
2. Quản lý quyền truy cập tài liệu và quyền đối với tệp
Lưu trữ tài liệu trên tủ hồ trực tuyến của ACEO cung cấp các tùy chọn bảo vệ tài liệu ( quyền xem, quyền sửa) đối với các thành viên tiếp nhận thông tin. Điều này không những làm giảm mối đe doạ rò rỉ thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp/tổ chức mà cả các mối đe doạ tiềm ẩn từ chính bên trong doanh nghiệp/tổ chức. Chỉ những thành viên nào liên quan thì mới tiếp cận được thông tin và cũng phân quyền cụ thể thành viên nào được quyền xem tài liệu, thành viên nào được quyền sửa tài liệu. Từ đó giúp ngăn chặn những người không liên quan truy cập vào các tài liệu bí mật và bảo vệ tài sản doanh nghiệp/tổ chức.
3. Chia sẻ tệp tài liệu an toàn
Lưu trữ tài liệu trên tủ hồ trực tuyến của ACEO cung cấp các tính năng chia sẻ tài liệu an toàn đến người tiếp nhận thông qua phương thức:
- Chia sẻ link file tài liệu tới đích danh từng thành viên trong doanh nghiệp/tổ chức, đồng thời ACEO hỗ trợ người dùng gửi đích danh tới thành viên ngoài hệ thống qua hòm mail.
- Lấy đường dẫn liên kết tài liệu để chia sẻ tới các đối tượng khác qua các công cụ gửi mail, chat,…
4. Hệ thống hoá lại tài liệu trên tủ hồ sơ điện tử
Mọi người thường lo lắng về những gì xảy ra với các tài liệu điện tử sau một khoảng thời gian nhất định. Các tài liệu điện tử không phải là một thực thể vật lý nên chúng không thể được cắt nhỏ về mặt vật lý để loại bỏ. Với phần mềm tủ hồ sơ trực tuyến trên ACEO sẽ cung cấp một giải pháp thay thế kỹ thuật số! Tủ hồ sơ trên ACEO cho phép bạn có thể xử lý tài liệu với nhiều tiện ích:
- Sao chép tài liệu đến thư mục khác.
- Di chuyển tài liệu đến thư mục khác.
- Xoá tài liệu và tài liệu được lưu trữ tại thùng trên ACEO 30 ngày. Sau 30 ngày thì không thể khôi phục lại tài liệu bị xoá.
- Đổi tên thư mục/tài liệu: Bất kỳ lúc nào bạn cũng có thể đổi tên lại thư mục/tài liệu để đảm bảo tính thống nhất nghiêm ngặt trong hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp/đơn vị hoặc có thể hỗ trợ công tác tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
Mặc dù việc số hoá tài liệu văn bản điện tử có thể sẽ tốn một chút thời gian, nhưng những lợi ích mang lại từ việc số hoá tài liệu sẽ nhanh chóng chứng minh thực hiện chuyển đổi dữ liệu văn bản sang môi trường điện tử là hoàn toàn xứng đáng. Ngừng lãng phí thời gian và chuyển sang SỬ DỤNG phần mềm quản lý tủ tài liệu điện tử trực tuyến ACEO ngay hôm nay.
