Những thách thức đặt ra cho công tác quản lý văn bản tại các doanh nghiệp/đơn vị:
- Tốn nhiều diện tích dành cho kho lưu trữ tài liệu.
- Không gian văn phòng làm việc lộn xộn, thiếu thẩm mỹ.
- Nguy cơ bị mất, hỏng các tài liệu.
- Khó đồng bộ được quy trình phát hành – nhận văn bản với các doanh nghiệp/đơn vị khác.
- Mất nhiều thời gian để xử lý, tìm kiếm các hồ sơ tài liệu
Để giải quyết thực trạng trên, một phần mềm quản lý văn bản đến đi sẽ hữu ích cho bạn lúc này. Với sự ra đời của công nghệ, người dùng tha hồ lựa chọn công cụ phù hợp trong số rất nhiều hệ thống quản lý văn bản đến đi trên thị trường. Dưới đây là một số lợi ích cần phải có khi lựa chọn giải pháp quản lý tài liệu thích hợp cho doanh nghiệp của bạn
- Dễ sử dụng - Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây mang lại sự dễ dàng cho quá trình tạo và quản lý tài liệu. Tất cả các tài liệu từng được tạo đều được lưu trữ an toàn trong một kho lưu trữ duy nhất. Giải pháp dựa trên đám mây cho phép bạn theo dõi các hoạt động trong tài liệu điện tử của mình.
- Nâng cao hiệu quả - Làm việc với các văn bản đến và đi trên môi trường điện tử cho phép các doanh nghiệp/đơn vị số hóa quy trình tài liệu của họ. Nó tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại và cho phép người dùng tập trung vào các nhiệm vụ chính của họ. Một quy trình nhanh hơn và hiệu quả thúc đẩy tinh thần của nhân viên và dẫn đến sự hài lòng của khách hàng tốt hơn. Nó cũng cho phép các doanh nghiệp trở nên dễ mở rộng hơn để đáp ứng nhu cầu của các khách hàng khác nhau.
- Liên kết hệ thống văn bản theo trục liên thông văn bản điện tử quốc gia– Cải thiện tốc độ tiếp nhận thông tin văn bản giữa các doanh nghiệp/đơn vị nhanh hơn, thuận tiên hơn.
- Cải thiện sự tuân thủ - Hệ thống quản lý văn bản đến - đi điện tử cho phép các doanh nghiệp tuân thủ quy định quản lý thông tin nghiêm ngặt với khả năng hiển thị được cải thiện. Điều này làm cho tài liệu tuân thủ hơn và ít bị lỗi hơn. Các biện pháp này khó thực hiện với các tài liệu giấy, dễ bị sai sót do con người gây ra.
Bạn có thể tìm hiểu và trải nghiệm DÙNG THỬ phần mềm ACEO để giúp bạn quản lý công tác hồ sơ bản hiệu quả hơn. Phân hệ quản lý văn bản trên ACEO sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để:
1. Số hoá quy trình tiếp nhận văn bản đến – đi
- Nhận và phát hành văn bản nội bộ.
- Nhận và phát hành văn bản theo trục liên thông văn bản điện tử quốc gia.
- Tự động sinh số ký hiệu văn bản và hỗ trợ tính năng chọn số.
2. Xây dựng văn phòng thông minh không giấy tờ
- Hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản giấy.
- Số hoá toàn bộ dữ liệu và quy trình xử lý.
- Giảm thiểu tình trạng thất lạc, hư hỏng văn bản.
- Tra cứu văn bản thông minh, nhanh chóng, dễ dàng.
3. Hỗ trợ nhiều tiện ích
- Tạo Email/Công việc từ văn bản để giao việc cho cá nhân trong hệ thống và ngoài hệ thống.
- Cho phép xem tài liệu trước khi tải về.
- Cung cấp đầy đủ tính năng quản lý văn bản đến đi trên App Mobile ACEO
Vui lòng liên hệ ngay với số hotline: 0981 61 0303 để được tư vấn và hỗ trợ về phần mềm ACEO.
